通往智慧之路

 

《道德經》在第四十一章講“上士聞道，勤而行之；中士聞道，若存若亡；下士聞道，大笑之。不笑不足以為道”。企業信息化智慧之路需要陽春白雪的高瞻遠矚，又需下里巴人的細致耕作，這就是貴州陸通工程管理咨詢有限責任公司在通往智慧之路的信息化創新應用歷程的縮影。

通往智慧之路

                                                文/圖 劉潔剛 張維微

近日，貴州陸通工程管理咨詢有限責任公司智慧交通事業部參加貴州省交通規劃勘察設計研究院股份有限公司組織的第一屆創新獎“創·勘設”大賽，《企業信息化創新應用管理——通往智慧之路》一文申報大賽管理類，獲得三等獎。

一、創新背景

傳統的QQ、微信溝通軟件僅限于工作對話交流，辦公流程仍舊需要靠人工傳遞，耗時耗力。以往公司的各項工作，如：請示流程、請假流程、入職流程、離職流程、購置流程等都是通過紙質版或者是電話聯系進行審批，員工辦理時無法快速跟蹤進度，需多次電話聯系或催促，降低了執行效率。

企業微信的應用是公司員工基于個人微信使用習慣基礎上的拓展使用，功能強大便于上手，工作審批線上完成，項目員工無需往返于公司與項目之間，大大提升了效率，節省了開支。管理人員通過后臺數據自動統計，匯總導出，降低職員統計出錯率，提高工作效率。

公司在企業信息化的應用遵循量體裁衣原則，先從信息應用基礎開始，從2018年8月正式使用，通過兩年中的不斷完善到信息系統功能逐步開發及應用執行細節的不斷優化，這里既有領導層下定決心的執著推廣，也有中層員工細雨潤無聲的優化迭代，各級員工感受信息化在工作中助推效果，化繁為簡。

現代管理學之父彼得·德魯克深刻闡述了管理的核心：“管理是一種實踐，其本質不在于知，而在于行；其驗證不在于邏輯，而在于成果；其唯一權威性就是成就。”

創新出發點和結果是為踐行陸通公司的人文思想“知行合一”，只有提升人的思維理念，才能落實管理目標的執行效率，最終推動整體管理效益的前進。

二、創新應用內容  

1.統一平臺

取消原有的QQ群、微信群，統一使用企業微信平臺上的道一云應用模塊，它支持微信同步接收、發送消息，同一消息無需多次發送于各個工作交流群，重要信息使用公司根據自身情況創建的公告、通知欄目進行發布，企業微信所有成員都能接收消息提醒，自行查閱，發布界面可查看“已閱成員”詳細情況，避免消息傳達障礙。

歷史消息、文件通過企業微信可保存180天，凡下載且未刪除的文件，可在消息欄快速搜索，再也不擔心記不清消息來源而無法查詢。自動壓縮文件夾，無需擔心文件過大無法傳輸，微信、企業微信消息支持相互轉發，溝通更加便捷。

成員通過通訊錄，部門、職務一目了然，還可通過公費電話直接撥打，直線式溝通，避免一波三折，輾轉多次無法落實。

2.流程搭建

根據實際情況，至今已創建適應陸通公司使用的147個表單流程，并不斷優化改進中，已搭建綜合事務部、人力資源部、合同部、計劃財務部、質安部、檢測中心等各部門表單，適用于公司各項審批、請示工作，再也不擔心審批人因公出差，流程滯留問題，大大提高工作效率。

3.知識庫平臺和云盤共享

企業擁有自己的知識庫，使得員工能夠系統學習行業知識，拓展汲取來源，不斷突破自己的知識層級和知識格局，了解更多的專業知識和企業信息，有序化的知識和信息讓每一位員工都能夠減少尋找時間，有效地利用碎片化時間進行學習，提升個人技能。新入職員工培訓、經驗分享培訓等采用線上課程，錄制好的視頻上傳至后臺進行開課設置，有利于員工自行學習，減少管理成本。

企業云盤200G存放公司管理制度、文化建設、工程技術等電子資料，公司員工可以下載相關文檔。

4.視頻會議、直播平臺

多對多的可視化會議需求，促進視頻會議的快速發展。發揮企業微信支持300人免費同時在線視頻或語音會議的優勢功能，滿足公司各個項目成員開展多種形式的會議活動。

面對2020年1月延續至今的新冠疫情，公司在第一時間及時調整工作方式，在居家隔離期間發揮信息化平臺優勢，通過視頻會議、直播等多種方式及時布置各項工作，至今公司來自五湖四海的各類員工，省內外40個項目各項工作有序開展中。

5.合同管理

公司利用合同管理功能，將合同基本信息錄入后，整個項目從合同簽訂、執行過程到結束的全壽命周期，都可以通過企業微信端隨時隨地對合同信息進行操作、管理、審批、監控。

合同部可以分期次跟蹤管理合同回款和開票信息，將信息推送至計劃財務部，實時掌握各項目合同的回款工作，企業管理者對合同回款執行情況一目了然，能及時發現回款滯后項目，有效協調布置回款事項。

6.員工管理

員工入職、調動、離職，通過平臺辦理，員工基本信息錄入后，后臺輕松調看，合同簽訂時間、畢業院校、持證情況等人力資源信息輕松獲??；以定位打卡代替以往的指紋考勤機打卡，節省購買考勤機費用的同時，還能統一管理項目員工考勤情況，以后臺統計考勤數據為主取代項目報送考勤為主，人力資源部掌握員工考勤管理主動權。

   7.企業文化

公司所有員工皆可通過新聞動態發布項目新聞、散文隨筆、管理經驗等文章，在提升自身寫作水平、分享寶貴經驗的同時，參與公司每季度評選優秀稿件，一舉多得。公司設置圖書角，圖書以公司購買為主、員工捐贈為輔的投入方式，豐富員工生活、加強企業文化貫徹，搭建線上圖書借用、歸還流程，員工之間分享知識的樂趣。

三、創新應用價值

1.管理流程信息化

公司制度流程化管理，以往雖有紙質制度，但是鑒于工程項目分散、區域廣、審批時間過長，溝通效率與追蹤反饋易滯后，通過信息化管理應用讓制度程序化、流程化，變得清晰可見，實現綱舉目張。

公司由最初的綜合事務部試運行表單，拓展到合同部、人力資源部，到現今的計劃財務部、質量安全部、試驗檢測中心及智慧交通事業部等各個職能部門交叉應用，涉及車輛、資產、辦公物品、駐地建設、合同審批、項目實施情況、績效考核、費用申請等多類別共147個表單，基本實現全方面的企業流程管理。

公司員工只需要在企業微信上發起提交相應的審批單據，不管相關領導身在何處，都會收到相關流程審批的提醒，隨時隨地審批工作，確保工作及時順利執行。同時，無論是何時何人做出何種操作，系統都可以清晰記錄，減少推諉扯皮現象發生。

企業信息化管理，彌補了傳統辦公流程不規范、溝通不及時、辦公地點無法靈活變換等缺陷，幫助提高工作效率、規范流程管理、促進溝通，從而利于領導決策，提高企業經濟效益。

   2.降本增效合理化

   （1）降低溝通成本

讓原有各級分散公司員工聯絡，改變為信息組織結構高效互動，管理架構和組織實施層次一目了然。企業信息化管理，不受時間、地域等限制進行處理公文、審批流程、任務協作、資源共享等，提高企業工作效率，促進經濟利益的最大化。

（2）節約培訓成本

在線入職培訓、學習培訓，無需額外花費人力，節約員工管理成本；免費的視頻會議，節約參會人員往來費用；通過函數、文本等字段代替程序編碼創建陸通公司自身的流程管理、員工管理、知識管理、合同管理等全方面管理集于一體的應用平臺，無需特殊專業技術員工，減少技術費用，每年可以大幅節約人員往返公司車旅、住宿費用。

（3）信息化人均成本低

公司每年對1000余名員工在信息化的投入為5萬元( 50元/年/人均)，體現管理理念深入到每一個員工身上，低成本高收益。

3.考核結果數據化

管理制度最終是為企業運行正常提供支撐依據。如何貫徹執行，在以往通過考核結果反饋，看重結果，而在缺少信息化平臺的依托的情況下，對執行過程中的情況分類和分析規整工作是極其繁重的，尤其把各個部門及相關聯部門的數據疏理清晰就更為艱難。而今通過信息化進行數據分析，供公司領導、各級部門、項目負責人提供數據憑證，同時對各部門、項目數據通過設定流程填報，能夠高效進行項目數據采集，既方便項目基層員工的填報，也有利于管理層對項目實施狀況有更加細致的了解。

四、創新應用的意義

1.管理提升的有效工具

今天企業信息化管理的推動實現了公司管理執行效率的提高，員工對信息化的應用從淺嘗輒止到逐步嫻熟，公司從初期強制推廣到基層員工的積極響應和運用反饋，這點體現為管理思維的整體提升和管理理念的深入人心，這里關鍵因素離不開公司執行董事黃猛對信息化的果斷推行。

企業現代化表現之一為信息化應用深入管理，智慧交通事業部是公司一個信息化推動執行部門，橫向連接10個部門、向下延伸40個主要項目及1000名項目人員，信息的傳遞與反饋，離不開信息化的應用水平的提升和創新發掘拓展，如同人體經絡的有效運行。

企業信息化應用管理的創新，雖不能帶來明顯經濟價值，但企業培養好人，什么都好開展，通過后臺大數據歸總分析，能夠直接告知企業管理層及項目一線人員，我們的問題在哪里、我們的工作如何有效落地，執行意識是需長期化的耕耘，我們深知信息化的推動運行是長期的，今天是邁向成功的起點。

這就是我們所倡導的通往智慧之路，讓每一個員工自然覺悟，考核于無形，成績于有形。

2.我們的價值理念方向

美國質量管理專家愛德華茲·戴明博士講企業發展重要的目標是從整體上轉變人們對管理的認知,其核心理念在于，在最高管理層領導下，通過減少設計、生產和服務過程中的不確定性和變異，來持續改進產品和服務質量。

陸通公司始于監理服務，歸于服務質量層次的高度，依托企業管理能力的把控，此次信息化的創新是一種工具平臺有效的應用，其目之一的是達成促進員工整體認知高度的共進，最終為追求企業的基業長青。